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EP.2 – Multitasking e o risco de ser multitarefa

Multitasking é real ou apenas uma fantasia para vender livros de negócios? Como entregar várias tarefas ao mesmo tempo sem impactar sua produtividade e a qualidade dos resultados?

 

Podcast Todo Dia Útil, seu laboratório de empreendedorismo experimental. Segue abaixo a transcrição livre do episódio:

Olá, sou Eric Menau e hoje vamos falar de multitasking e discutir se a capacidade de fazer várias coisas ao mesmo tempo é mesmo uma medalha de honra que diferencia profissionais ou se isto está atrapalhando seu desempenho e suas entregas.

Primeiro, vamos analisar o que é ser multitarefa e se é algo tão especial assim. Para ser honesto, todos nós temos múltiplas responsabilidades, trabalho, família, esposa, filhos, então múltiplas responsabilidades que precisam ser priorizadas é algo normal. Se entrarmos na questão de neurociência e capacidade cerebral o livro Thinking Fast and Slow(Rápido e Devagar – Duas Formas de Pensar) de Daniel Kahneman, mostra de forma fascinante como nosso cérebro funciona para processar informações rotineiras e específicas.

Até conseguimos processar várias coisas ao mesmo tempo, mas temos limitações. Chegando no ponto que vamos focar aqui que é multitasking nas suas atividades profissionais, é realmente possível fazer várias coisas ao mesmo tempo? Na verdade, o que a maioria das pessoas chama de multitarefa é na verdade alternância de tarefas, raramente você fará duas coisas ao mesmo tempo. Isso torna o processo mais simples?

Na verdade, não, pois ao alternar entre tarefas você precisa de um tempo de setup para focar na próxima tarefa. Em todos os episódios vou tentar usar estudos e artigos científicos para termos dados de apoio, pois o objetivo para lhe ajudar na tomada de decisões é sempre juntar experiências, dados e opiniões para que você possa tomar ações. Os links para os estudos sempre estarão no post do episódio em nosso site.

Em um estudo de David Strayer da Universidade de Utah, ele identificou que apenas 2% da população tem capacidade de ser eficiente com multitarefas. Se você é um destes 2% parabéns, caso contrário, seja bem-vindo a nossa realidade. Um outro estudo de David Meyer mostra que 40% do tempo produtivo é perdido ao alterar constantemente entre tarefas. E é nesse ponto que reside o grande problema.

Enquanto você tenta ganhar tempo fazendo várias coisas ao mesmo tempo, você acaba se tornando menos produtivo, pois a falta de foco diminui a eficiência e a qualidade do seu trabalho.

Dependendo daquilo que você faz, podem ser usadas técnicas como Pomodoro em que você trabalha 25 minutos em uma tarefa, tira um break de 5 minutos e depois inicia outra tarefa por um tempo determinado. Outra técnica é determinar tempos específicos para ver seus e-mails, talvez 2 ou 3 vezes ao dia, para não ser interrompido durante uma tarefa específica.

Até acho interessante essa técnica, mas por exemplo no meu caso e a realidade de uma pequena empresa, você precisa estar disponível para seus clientes e preciso checar meus e-mails com mais frequência para mandar um orçamento, responder uma dúvida, revisar uma tradução, etc. Algumas dicas que utilizo pessoalmente são:- Não ouvir podcasts enquanto estou fazendo algo que exige concentração.- Ficar com invisível no Skype, se possível. – Criar uma lista de tarefas diárias com horários específicos no Outlook ou Gmail – Planejamento e Execução – Se uma tarefa precisa ser entregue hoje, ela será entregue hoje De forma objetiva, não acredito em multitarefa, mas vivo uma realidade de ter várias entregas em um mesmo dia.

Isso não quer dizer que preciso ou deva fazer todas elas ao mesmo tempo. Planejamento do dia, aceitar o fato que vão existir demandas urgentes durante o dia em que preciso mudar o foco, e não ter medo de trabalhar umas horas a mais para entregar o que estava planejado é a minha receita.

Qual é a sua? Melhor, o que você pode incluir na sua rotina, um processo ou uma tarefa que você pode experimentar hoje que melhore sua capacidade de entregar mais, mas sem a neurade ser multitarefa? O momento que este podcast acabar, faço isso, experimente um item e se não funcionar, tente outro, algo que se encaixe melhor com a sua realidade.

E continue experimentando até ter sucesso. E use nosso site e páginas nas redes sociais para compartilhar o que deu certo e errado, para que possamos aprender juntos.Por hoje é isso. E lembre-se que ver TV, tomar uma cerveja e postar a foto dessa cerveja no Instagram não conta como multitasking.

Grande abraço e até a próxima sessão do nosso laboratório de empreendedorismo experimental.

– 2% da população tem capacidade de ser eficiente com multitarefas – David Strayer
(University of Utah) – http://www.newyorker.com/science/maria-konnikova/multitask-masters
– 40% do tempo produtivo é perdido ao alterar constantemente entre tarefas – David Meyer PhD – http://www.apa.org/research/action/multitask.aspx
– What you call multitasking is really task-switching

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